Per avviare un nuovo scambio documentale, è necessario cliccare sull’icona situata in alto a destra, identificabile come una tabella con una stellina.

Nella schermata successiva, nella parte superiore, vengono visualizzati i destinatari dello scambio, che possono includere:

• Soggetti coinvolti
• Enti o uffici dell’ente inviante
• Utenti esterni alla pratica

Salvando lo scambio tramite il pulsante Salva in alto a sinistra, verrà generata un’anteprima che include:

• Dati del mittente
• Dati del destinatario
• Allegati
• Eventuali note, numeri e date di protocollo

Prima dell’invio, sarà possibile:

• Modificare la trasmissione (es. aggiunta di documenti o destinatari)
• Aggiungere note (visibili nella sezione Scambi Documentali dal ricevente)

Spostandosi nuovamente sulle sezioni Dettagli o Trasmissione, è possibile generare un secondo scambio da effettuare contemporaneamente.

Cliccando su Effettua Trasmissione, tutte le trasmissioni presenti verranno inviate.

• Per gli Utenti o gli enti esterni: viene generato un protocollo in uscita e inviata una pec.
• Enti interni: è possibile abilitare la richiesta di protocollazione oppure inviare i documenti direttamente all’agenda di lavoro senza protocollazione.

Una volta effettuato lo scambio sarà possibile vedere dalla schermata scambi documentali

Una volta effettuato lo scambio, è possibile consultarlo nella schermata Scambi Documentali. Gli invii sono:

• Catalogati per data di invio
• Aggiunti agli endoprocedimenti (se presenti)

Se lo scambio è stato generato da un endoprocedimento, verrà riportato anche nella sezione Trasmissioni Documentali.

È disponibile un campo di ricerca nella parte superiore della schermata, che consente di effettuare ricerche per:

• Data
• Altri campi dell’albero
• Fascicolo di invio

Questa funzione facilita la consultazione e la ricerca delle trasmissioni.

Gli scambi vengono distinti in due categorie principali:

• Inviati
• Ricevuti

Questa suddivisione rende la gestione e la consultazione delle trasmissioni più agevole ed efficiente.