1. Creazione del piano annuale dei flussi di cassa (da parte dell’ufficio RAGIONERIA)
2. Compilazione delle proposte di cassa per ciascun capitolo del bilancio (da parte dei vari uffici se l’ente lo desidera, altrimenti rimane in carico all’ufficio RAGIONERIA)
3. Approvazione delle proposte di cassa da parte della Ragioneria (passaggio obbligatorio nel caso in cui l’ente preveda la compilazione da parte dei vari uffici)
4. Chiusura e adozione del piano annuale di flussi di cassa (generazione dei prospetti messi a disposizione dalla R.G.S. e predisposizione della delibera G.C. da parte dell’ufficio RAGIONERIA)

1 – Creazione del piano annuale dei flussi di cassa (in carico all’ufficio RAGIONERIA)

L’ufficio Ragioneria procede alla creazione del piano annuale dei flussi di cassa accedendo al menu “Piano annuale flussi di cassa” e cliccando sul pulsante “Gestione piano annuale dei flussi di cassa” → ”Crea piano annuale dei flussi di cassa”. Al termine della creazione, viene visualizzato il piano creato con l’elenco di tutti i capitoli di entrata/spesa del bilancio.
Nelle spese vengono esclusi gli articoli di bilancio relativi al FPV di spesa (per i comuni che li gestiscono) e nelle entrate vengono esclusi i capitoli relativi al FPV di entrata e all’avanzo (in quanto nessuno di questi può avere la “CASSA” valorizzata).

2 – Compilazione delle proposte di cassa per ciascun capitolo del bilancio (COMPILAZIONE DA PARTE DEGLI UFFICI)

La compilazione delle proposte da parte degli uffici avviene cliccando sulla voce del menu “Proposte flussi di cassa”. Si aprirà una videata in cui compaiono “SPESE” ed “ENTRATE” già filtrate in base all’Area/Ufficio di Gestione di appartenenza dell’utente che compilerà le proposte.

Durante la compilazione delle proposte verranno effettuati dei controlli sui dati inseriti. Nello specifico per le spese i valori inseriti nei vari trimestri non potranno mai essere superiori alla colonna MASSA PAGABILE; per le entrate è previsto il medesimo controllo, ma chiaramente non è un’anomalia bloccante (solo un avviso, in quanto posso essere previsti maggiori incassi). Inoltre, essendo i dati delle previsioni di cassa cumulativi, viene effettuato il controllo di coerenza dei dati nei vari trimestri. Ad es. se imposto un valore di cassa di 1000€ sul primo trimestre, la previsione di cassa sul 2° trimestre dovrà essere maggiore o uguale a 1000€ e così via per il 3° e 4° trimestre.

Per facilitare l’inserimento delle proposte è stato inserito l’automatismo per il quale redigendo in un trimestre una proposta di cassa pari al totale della colonna “Massa pagabile” / ”massa incassabile”, in automatico tale importo viene propagato su tutti i trimestri successivi (essendo i dati cumulativi e non potendo avere una cassa maggiore della massa pagabile). A mano a mano che vengono compilati i vari importi di proposta della cassa è necessario segnarli come “confermati” tramite il pulsante “Gestione proposte di cassa” → ”Imposta come confermate le proposte di cassa selezionate”. Questo procedimento risulta obbligatorio in quanto la Ragioneria dovrà verificare le proposte che i vari uffici avranno confermato.
Una volta terminata la compilazione e la conferma di tutte le proposte, la situazione che si dovrebbe presentare dovrebbe essere quella della seconda immagine qui sotto (spunte verde su tutti gli articoli del bilancio).

Nel caso in cui l’ufficio voglia avere un’estrazione della griglia su EXCEL per eventuali controlli e/o simulazioni extra-programma può usufruire del pulsante “Stampa” che genererà un file con l’elenco di tutti i capitoli di spese/entrate (stesse colonne che si vedono a video).
Sono previsti alcuni filtri rapidi nella barra in alto (codice interno dell’articolo e descrizione), oppure la classica ricerca avanzata che permette di cercare per tutti i dati del bilancio spese/entrate, compresi i dati DLGS 118 di Missioni, programmi, titoli, macroaggregati (per le spese ) e Titoli, Tipologie e categorie (per le entrate).

2 – Compilazione delle proposte di cassa per ciascun capitolo del bilancio (COMPILAZIONE CENTRALIZZATA DA PARTE DELL’UFFICIO RAGIONERIA)

La compilazione delle proposte da parte dell’ufficio Ragioneria avviene cliccando sulla voce del menu “Proposte flussi di cassa”. Si aprirà una videata in cui compariranno “Spese” ed “Entrate” con tutti i capitoli presenti nel bilancio.

Se l’ente lo desidera, può utilizzare la funzione di proposta delle previsioni di cassa che prevede la compilazione automatica della colonna “Proposta previsione cassa N Trimestre” in base agli incassi/pagamenti dell’anno 2024. ((incassi del trimestre 2024/Incassi totali 2024) * Massa pagabile/Massa incassabile). Questa rimane solo una proposta che poi dovrà essere comunque controllata dall’ufficio Ragioneria e inserita nella colonna “Previsione cassa N trimestre”. (Anche in maniera massima passando da “Gestione proposte di cassa” → “Inserisci gli importi della cassa proposti nelle previsioni approvate”)).

Durante la compilazione delle proposte verranno effettuati dei controlli sui dati inseriti. Nello specifico, per le spese i valori inseriti nei vari trimestri non potranno mai essere superiori alla colonna MASSA PAGABILE; per le entrate è previsto il medesimo controllo, ma chiaramente non è un’anomalia bloccante (solo un avviso).
Inoltre, essendo i dati delle previsioni di cassa cumulativi, viene effettuato il controllo di coerenza dei dati nei vari trimestri. Ad es. se imposto un valore di cassa di 1.000€ sul primo trimestre, la previsione di cassa sul 2° trimestre dovrà essere maggiore o uguale a 1.000€ e così via per il 3° e 4° trimestre.

Per facilitare l’inserimento delle proposte, è stato creato l’automatismo per il quale, inserendo in un trimestre una proposta di cassa pari al totale della colonna “Massa pagabile” / ”massa incassabile”, in automatico tale importo viene aggiunto in tutti i trimestri successivi (essendo i dati cumulativi e non potendo avere una cassa maggiore della massa pagabile).
A mano a mano che vengono compilati i vari importi di previsione della cassa è possibile:

• segnarli come “confermati” tramite il pulsante “Gestione proposte di cassa” → ”Imposta come confermate le proposte di cassa selezionate”. (spunta verde per tenere traccia di quelli già gestiti)
• segnarli come “verificati” tramite il pulsante “Gestione proposte di cassa” → ”Imposta come verificate le proposte di cassa selezionate”. (Icona del lucchetto per bloccare e confermare i valori della cassa inseriti).

3 – Approvazione delle proposte di cassa da parte della ragioneria (passaggio obbligatorio da parte dell’ufficio Ragioneria nel caso in cui l’ente preveda la compilazione da parte dei vari uffici)

L’operazione consiste nel cercare, mediante i filtri presenti in alto, le proposte “Confermate” dai vari uffici per esaminarle e approvarle.
Per ciascun articolo è necessario compilare la colonna “Previsione cassa N trimestre” (colonna a fianco della proposta).

È prevista anche una compilazione massiva mediante il pulsante che si trova sotto “Gestione proposte di cassa”→” Inserisci gli importi della cassa proposti nelle previsioni approvate” (in automatico vengono messi come “approvati” gli importi proposti).

A mano a mano che le previsioni vengono verificate è necessario cliccare il pulsante che si trova sotto “Gestione proposte di cassa” → ” Imposta come verificate le proposte di cassa”. Questa operazione farà in modo che nessuno possa più modificare tali previsioni (contrassegnate con l’icona del lucchetto).

4- Creazione del documento finale e gestione della delibera di G.C.

Terminata la compilazione di tutte le previsioni di cassa di entrate e spese dall’apposita sezione “Proposte flussi di cassa”, è possibile procedere alla creazione del documento finale “Modello del Piano Annuale dei Flussi di Cassa degli Enti Territoriali e dei loro Enti Strumentali in contabilità finanziaria di cui all’art. 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165” e della relativa proposta di Delibera di Giunta Comunale che dovrà essere approvata entro il 28 Febbraio 2025.
Il modello del piano annuale dei flussi di cassa redatto dalla R.G.S. prevede la presenza degli incassi/pagamenti dell’anno 2023 caricati sul sito www.siope.it. Per cui, per prima cosa, è necessario scaricare i file CSV di incassi e pagamenti dei 4 trimestri 2023 dal sito www.siope.it inserendo i parametri di ricerca che vedete nella foto qui sotto.

Gli 8 files vanno salvati in una cartella vuota in modo da poterli importare nel passaggio successivo.

Terminato lo scarico è necessario andare nel menu del “Piano annuale flussi di cassa” e aprire quello già creato. Nella barra in alto si deve cliccare il pulsante “Importa dati SIOPE”, il quale aprirà una finestra in cui bisognerà scegliere la cartella precedentemente creata contenente i files CSV da importare. Selezionata la cartella, avverrà in automatico l’importazione degli incassi e dei pagamenti 2023 suddivisi per trimestre.

Terminata l’importazione, i dati saranno consultabili nelle due schede “Spese (codifica SIOPE)” ed “Entrate (codifica SIOPE)”. A differenza di prima qui si vedranno le previsioni di cassa 2025 inserite raggruppate per codice SIOPE di 4° livello in relazione agli incassi/pagamenti 2023 scaricati ed importati.

I prospetti finali si creano cliccando sul pulsante “Stampa”: qui sarà possibile trovare sia il modello Excel del piano annuale dei flussi di cassa, sia il testo della proposta di delibera. Quest’ultima essendo una bozza rimane totalmente modificabile in base alle esigenze dell’ente.
Per quanto riguarda il modello RGS, invece, rispecchia quello ufficiale: raggruppato per macroaggregato per le spese e per titolo/tipologia per le entrate, ad eccezione del titolo I e II dove il dettaglio viene espanso al quarto livello del codice SIOPE. In questo caso l’ente potrà agire direttamente sul file generato nel caso voglia eliminare ad es. alcuni tributi non gestiti.

Gli enti che utilizzano anche il modulo degli ATTI AMMINISTRATIVI potranno creare in automatico la Delibera di Giunta Comunale, selezionando la tipologia di atto e cliccando su “Crea Atto”. Verrà visualizzata la videata di caricamento della proposta di delibera in cui compariranno in allegato i 2 modelli generati precedentemente.

Una Buono d’ordine è un documento che certifica la richiesta di un prodotto o servizio da parte dell’Ente.

Al fine di caricare tale documento in GisMaster è necessario:

• accedere alla sezione “Atti Amministrativi → Buoni d’Ordine”;
• registrare una nuova proposta attraverso il tasto “Registra”;
• inserire i dati principali richiesti:
  • oggetto;
  • Impegno contabile di riferimento;
  • area ed ufficio di appartenenza;
  • firmatario;
  • dettaglio dell’ordinativo (ovvero descrizione, prezzo unitario, quantità ed iva di ciascun prodotto/servizio fornito).
• infine salvare il buono d’ordine attraverso il dischetto del salvataggio.

Sul salvataggio, GisMaster elabora in autonomia un testo di proposta e lo allega al Buono.
Tale testo verrà implementato di ciascun dato caricato, solo in fase di adozione dell’atto.

N.B.: Contestualmente all’adozione, il programma provvederà a caricare in Finanziaria due movimenti contabili:

• ORDINATIVO: attraverso il quale riepilogherà il dettaglio dell’ordinativo caricato sull’atto;
• SUB-IMPEGNO: caricherà un nuovo Sub sull’Impegno di riferimento caricato sull’atto, il cui importo sarà pari all’importo del totale dell’ordinativo.

Tali documenti rimarranno collegati al Buono d’Ordine, per visualizzarli è possibile far click su “Gestione atto → visualizza documento contabile”. Questo passaggio vi riporterà a video l’Ordinativo collegato e da lì sarà possibile far click su “Visualizza sub-Impegno”.

Al di fuori della schermata dell’atto, è possibile ricercarli nelle apposite sezioni di “Ordinativi” e “Sub-Impegni” presenti in Finanziaria.

Esempio di Buono d’Ordine:

N.B.: L’unico atto contabile da gestire esternamente agli Atti Amministrativi è quello di Liquidazione.
Per questo è necessario visionare il punto nr. 6 della guida “Gestione Fatture” .

1. DETERMINA DI IMPEGNO

Tale atto permette di far generare un Impegno di spesa in Finanziaria.

I dati principali da caricare sono:

• l’Oggetto della determina;
• l’area e l’ufficio di appartenenza;
• il firmatario;
• Iter con gestione contabile;
• “Determina di Impegno” nella combo dell’argomento;
• CIG ed aggiudicatario di riferimento nella sezione “Gestione Dlgs. 33 art. 37”.

Dopodiché, spostandosi sulla scheda “Dati Contabili”, è necessario caricare gli articoli di spesa ed il dettaglio contabile per ciascun record (CIG, Creditore, Importo). Qui GisMaster verificherà che l’importo inserito sia minore o uguale alla disponibilità ad impegnare del capitolo di riferimento.
N.B.: ogni record legato ad un articolo di spesa corrisponderà ad un Impegno in contabilità, quindi nel caso in cui si dovessero caricare più impegni su un capitolo è necessario caricare più volte lo stesso capitolo.

E’ possibile caricare automaticamente il creditore nel dettaglio, selezionando il CIG di riferimento dal menu a tendina proposto.
N.B.: In caso di Impegno Pluriennale è possibile citare l’importo su ciascun Esercizio di riferimento.
Caricato il primo importo sull’esercizio di competenza (es. 2025) è semplicemente necessario eseguire un invio al fine di poter caricare i pluriennali (es. 2026, 2027…).

Avviando l’iter della determina, successivamente all’adozione dell’atto, il flusso passerà sulla scrivania digitale dell’ufficio Ragioneria permettendogli di generare l’Impegno in contabilità.

2. DETERMINA DI ACCERTAMENTO

Tale atto permette di far generare un Accertamento di entrata in Finanziaria.

I dati principali da caricare sono:

• l’Oggetto della determina;
• l’area e l’ufficio di appartenenza;
• il firmatario;
• Iter con gestione contabile;
• “Determina di Accertamento” nella combo dell’argomento.

Qui, nella sezione “Dati contabili”, è necessario inserire gli articoli di entrata ed indicare il dettaglio contabile su ciascuno (Debitore ed Importo). Qui GisMaster verificherà che l’importo inserito sia minore o uguale alla disponibilità ad accertare del capitolo di riferimento.

Ogni articolo inserito, un po’ come per gli Impegni, farà riferimento all’Accertamento da inserire.
Quindi anche qui, nel caso in cui ci fossero più Accertamenti da caricare su un singolo capitolo, quest’ultimo andrà inserito più volte.
N.B.: Nella casistica di Accertamenti pluriennali, è necessario caricare più esercizi attraverso un “invio” sulla griglia degli importi durante la compilazione.

Avviando l’iter della determina, successivamente all’adozione dell’atto, il flusso passerà sulla scrivania digitale dell’ufficio Ragioneria permettendogli di generare l’Accertamento in contabilità.

3. DETERMINA DI SUB-IMPEGNO/ SUB-ACCERTAMENTO

Tali documenti permettono di caricare un sub-Impegno o un sub-Accertamento in contabilità

A differenza delle determine di Impegno e/o Accertamento, varia solo ed esclusivamente la compilazione dei dati contabili.

Indicando “Determina di sub-Impegno”/”Determina di sub-accertamento” nel menu a tendina dell’argomento, è necessario:

• caricare gli Impegni e/o Accertamenti su cui si desidera caricare un sub;
• indicare il creditore o il debitore di riferimento;
• caricare l’importo del sub. (N.B.: GisMaster effettuerà un controllo sulla disponibilità a sub-impegnare/accertare del relativo documento contabile caricato).

Avviando l’iter, dopo il passaggio legato all’adozione dell’atto, il flusso passerà nella scrivania digitale dell’ufficio Ragioneria permettendogli di creare il sub in Finanziaria.

Esempi:

4. DETERMINA DI PRENOTAZIONE IMPEGNO

Tale atto permette di prenotare una somma su un capitolo di spesa in Finanziaria.

Rispetto ad una Determina di Impegno cambia solo l’argomento trattato che dovrà essere “Determina di Prenotazione”.

Quando l’iter passerà sulla scrivania digitale dell’ufficio Ragioneria, sarà possibile gestire la prenotazione in contabilità.

5. DETERMINA DI IMPEGNO DA PRENOTAZIONE

Tale documento permette di creare un Impegno in Finanziaria, rendendo definitiva una prenotazione contabile.

Il caricamento dei dati sulla Determina va effettuato come una Determina di Impegno (Vedi Punto 1), l’unica differenza è quella di dover partire da una prenotazione contabile anziché da un articolo di spesa in quanto l’argomento interessato è “Determina di Impegno da Prenotazione”.

6. DETERMINE DA VARIAZIONE

Le Determine da variazione permettono di gestire delle variazioni sull’importo di Prenotazioni, Impegni, Accertamenti, Sub-Impegni e Sub-Accertamenti.

Gli argomenti che comprendono queste determine di variazione sono:

• “Determina per variazione Impegno/Sub-Impegno”;
• “Determina per variazione Accertamento/Sub-Accertamento”;
• “Determina per variazione Prenotazione”.

In relazione all’argomento scelto, è necessario scegliere l’elemento da variare (ovvero Impegno, Accertamento, Prenotazione o Sub).
Definito l’elemento da cui partire, nel dettaglio dei dati contabili è necessario quantificare l’importo della variazione.
N.B.: L’importo caricato dovrà corrispondere alla variazione stessa:
→ in POSITIVO, nel caso in cui si volesse aumentare il documento contabile collegato;
→ in NEGATIVO, nel caso in cui si volesse diminuire il documento contabile collegato.

Esempio:
Se avessi caricato un Impegno di € 1000 in contabilità e volessi diminuirlo fino ad ottenere un importo di € 800, la mia determina di variazione conterrà un importo negativo di € -200.
Nel caso in cui volessi aumentarlo fino ad ottenere un importo di € 1300, la mia determina di variazione dovrà contenere un importo positivo di €300.