Per avviare un nuovo scambio documentale, è necessario cliccare sull’icona situata in alto a destra, identificabile come una tabella con una stellina.

Nella schermata successiva, nella parte superiore, vengono visualizzati i destinatari dello scambio, che possono includere:

• Soggetti coinvolti
• Enti o uffici dell’ente inviante
• Utenti esterni alla pratica

Salvando lo scambio tramite il pulsante Salva in alto a sinistra, verrà generata un’anteprima che include:

• Dati del mittente
• Dati del destinatario
• Allegati
• Eventuali note, numeri e date di protocollo

Prima dell’invio, sarà possibile:

• Modificare la trasmissione (es. aggiunta di documenti o destinatari)
• Aggiungere note (visibili nella sezione Scambi Documentali dal ricevente)

Spostandosi nuovamente sulle sezioni Dettagli o Trasmissione, è possibile generare un secondo scambio da effettuare contemporaneamente.

Cliccando su Effettua Trasmissione, tutte le trasmissioni presenti verranno inviate.

• Per gli Utenti o gli enti esterni: viene generato un protocollo in uscita e inviata una pec.
• Enti interni: è possibile abilitare la richiesta di protocollazione oppure inviare i documenti direttamente all’agenda di lavoro senza protocollazione.

Una volta effettuato lo scambio sarà possibile vedere dalla schermata scambi documentali

Una volta effettuato lo scambio, è possibile consultarlo nella schermata Scambi Documentali. Gli invii sono:

• Catalogati per data di invio
• Aggiunti agli endoprocedimenti (se presenti)

Se lo scambio è stato generato da un endoprocedimento, verrà riportato anche nella sezione Trasmissioni Documentali.

È disponibile un campo di ricerca nella parte superiore della schermata, che consente di effettuare ricerche per:

• Data
• Altri campi dell’albero
• Fascicolo di invio

Questa funzione facilita la consultazione e la ricerca delle trasmissioni.

Gli scambi vengono distinti in due categorie principali:

• Inviati
• Ricevuti

Questa suddivisione rende la gestione e la consultazione delle trasmissioni più agevole ed efficiente.

L’accesso agli allegati avviene effettuando il click sulle apposite icone  presenti sulla barra degli strumenti della finestra principale delle pratiche edilizie.

L’inserimento e l’eliminazione degli allegati avviene selezionando la voce Allega e Elimina accessibile dalla barra degli strumenti.

Eseguendo un doppio click sull’allegato abbiamo la possibilità di aprirlo e consultarlo.

Eseguendo, invece, un click con il tasto destro del mouse abbiamo la possibilità di modificare, eliminare aprire e firmare digitalmente un documento.

In ogni cartella creata in modo automatico dal programma l’utente ha la possibilità di creare ulteriori sottocartelle al fine di organizzare al meglio tutti gli allegati.

Ogni allegato può essere spostato da una cartella ad un’altra trascinandolo con il mouse oppure può essere copiato, tagliato e incollato nella cartella desiderata.