Convocazione e gestione del Consiglio/Giunta Comunale

Dopo aver ricevuto il visto del dirigente e il parere, eventuale, della ragioneria una delibera deve essere esaminata dal Consiglio o dalla Giunta comunale. Tutte le delibera in attesa di esame vengono messe sulla scrivania dell’ufficio che si occupa della convocazione e della gestione del Consiglio e della Giunta. Per includere una delibera nell’ordine del giorno del prossimo Consiglio/Giunta occorre accedere alla scrivania digitale dell’ufficio tramite i flussi documentali.

Oltre alle attività che arrivano dal protocollo, in scrivania compaiono tutte le delibera in attesa di esame. Per includere una delibera nell’ordine del giorno di un prossimo Consiglio/Giunta comunale, possiamo selezionarla e tramite il menù gestione (presente in alto sulla barra degli strumenti) premere Gestisci delibera.

La finestra che verrà mostrata sarà la seguente:

In base al tipo di delibera GisMaster è in grado di capire se deve convocare un Consiglio o una Giunta Comunale. La prima opzione “Crea una nuova seduta di Consiglio comunale” da all’utente la possibilità di creare una nuova convocazione del Consiglio e di aggiungere la delibera selezionata nell’ordine del giorno. La seconda opzione “Importa in una seduta già esistente” permette l’inserimento della delibera nell’ordine del giorno di un Consiglio già creato.

Per semplificare, la prima volta che si inserisce una delibera in un ordine del giorno è necessario selezionare la prima opzione, in questo modo creeremo, dentro il programma, il consiglio e successivamente includeremo nell’ordine del giorno del consiglio appena creato tutte le altre delibere.

Scegliendo di creazione una nuova seduta di consiglio GisMaster mostrerà la seguente finestra:

Completare con i dati di Convocazione, Sessione, Tipologia di Seduta, Sede del Consiglio data e ora di convocazione. Premere salva al termine.

Scegliendo di importare la delibera in una seduta già creata il programma aprirà la finestra di ricerca e proporrà le possibili sedute ancora da convocare. Scegliere tramite il tasto seleziona la seduta desiderata.

Dopo il Consiglio/Giunta Comunale occorre tornare nella gestione della seduta e riportare il parere in ogni delibera.

Per riportare le conclusioni del Consiglio/Giunta cliccare su ogni delibera proposta nell’albero sulla sinistra (vedi frecce rosse).

Riportare l’esito finale e segnare l’assenza degli eventuali partecipanti.

Generare il verbale premendo Genera verbale dalla barra degli strumenti in alto.

Nella finestra successiva, completare il campo dell’immediatezza dell’esecutività (se necessario). Prima di cliccare su genera verbale spuntare l’opzione escludi firma digitale.

Verrà visualizzato il documento del verbale della delibera. Procedere completando il testo del documento. Al termine chiudere salvando le modifiche. Si ritornerà sulla finestra precedente, proseguire premendo archivia verbale.

Ripetere le operazione sopra descritte per tutte le delibere esaminate dal Consiglio/Giunta Comunale e presenti nella finestra della gestione seduta.

Procedere ora nell’operazione di firma digitale di tutti i verbale appena generati. Cliccare sul ramo dell’albero documenti emessi della finestra gestione seduta e selezionare tutti i verbali. La selezione multipla avviene mediante il tasto Ctrl. Premere successivamente il tasto firma digitalmente con la chiavetta per la firma digitale del Sindaco.

Dopo aver concluso l’operazione di firma compariranno, in tabella, i verbali firmati dal Sindaco (file con estensione *.p7m). Selezionare i verbali firmati e ricliccare su firma digitale. Questa volta all’interno del computer deve essere inserita la chiavetta del Segretario. Per eseguire, immediatamente, la pubblicazione dei nostri atti, cliccare su ogni singola delibera riportata nell’albero a sinistra e premere il tasto pubblica dalla barra degli strumenti in alto.

Seguire questa guida per la pubblicazione all’albo.